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Dématérialisation de documents (facturation électronique)
Engagements de WorldMeeting:
Nous nous concentrons sur les besoins des PME en leur offrant pour la facturation électronique des solutions simples, peu onéreuses, fiables et conformes aux règles en matière de T.V.A.
Conditions de base à la facture électronique:
- L’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu doivent être garanties.
- La facture doit remplir les exigences légales.
- La facture doit être conservée sous sa forme originale y compris les données assurant son authenticité et son intégrité.
- La facture électronique doit être archivée sous sa forme originale (en principe pas de conservation « papier ») ce qui implique un archivage électronique obligatoire.
- Les données assurant son authenticité et son intégrité doivent également être conservées (preuve de paiement, preuve d’envoi,…).
- Les annexes à la facture (devis notamment) en font partie intégrante.
- L’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures, ainsi que leur lisibilité doivent être garanties durant toute la période de conservation.
- Les factures papier reçues doivent être conservées soit dans leur forme originale, soit sous forme digitale.
Economie:
La dématérialisation permet de réaliser près de 60 % d'économie sur les coûts de facturation (timbres, enveloppes, papier, manutention, frais de stockage... c'est-à-dire beaucoup de frais réels mais aussi de coûts cachés!).
Une étude indépendante à établi qu'en moyenne l'économie pour 1.000 factures par mois par exemple sera de 1.300 € soit plus de 15.000 € par an.
Faut-il attendre que les clients émettent le souhait de recevoir leurs factures électroniquement avant d'y penser?
Avantages:
La mise en œuvre est rapide, ne nécessite pas de logiciel de votre côté. Notre solution est compatible avec les principaux ERP: Sage, SAP, Exact Software, Alpha, Dynamics...
Vos factures sont émises et envoyées chez vos clients dès qu'elles sont éditées dans votre système ERP: gain en délai de paiement.
Vous donnez une image d'une société "technologique" à vos clients.
Vous participez de manière significative à une planète plus verte.
Vous augmentez l'efficacité et la productivité au sein de votre organisation.
Nous offrons comme services :
• La signature électronique avancée légale qui permet d’apposer une signature juridiquement contraignante sur vos documents électroniques.
• L’horodatage électronique : permet d’établir l’intégrité des enregistrements électroniques. L’horodatage prouve que les données existaient à un moment déterminé et qu’elles n’ont pas été modifiées ensuite.
• La sauvegarde de vos factures durant 10 ans, GED avec 10 zones de recherche.
• Un portail d’envoi et de gestion des documents électroniques envoyés.
Conclusions:
Il y a aujourd’hui une masse critique d’innovations technologiques et de réglementations parvenue à maturité encouragé par des retours d’expérience très positifs.
